مهام السكرتارية التنفيذية ، تعتبر المهنة السكرتارية هي عبارة عن مساعد شخصي أو مسؤول إداري، يقوم بتنفيذ كافة المهام الإدارية التنفيذية، ويتم ذلك من خلال استخدام مجموعة من المهارات الشخصية التي تساعده في القيام بمهامه مثل إدارة المشاريع أو الاتصالات أو المهارات التنظيمية، ولكن أحيانا تختلف مهام السكرتارية التنفيذية من شركة إلى شركة حسب طبيعة الشركة أو الخدمات التي تقدمها، ولكن هناك بعض الأساسيات الثابتة التي لا تتغير في مهماها، فالسكرتارية التنفيذية تتواجد في التسلسل الهرمي الإداري، حيث أنها المسؤولة بشكل أساسي على المعاملات الإدارية، ومنها الميزانيات، المالكات الهاتفية، ترتيبات السفر، التعامل مع زوار المدير، تقارير النفقات، مسك الدفاتر والملفات، عروس يوضح لك بشكل تفصيلي مهام السكرتارية التنفيذية.
مهام السكرتارية التنفيذية
- تقوم السكرتيرة التنفيذية بالكثير من المهام اليومية الأساسية والتي تشمل البريد اليومي من خلال فرزه وتصنيفه وأخذ صور منه، عرضه لى مدير الشركة أو المؤسسة، توزيع البريد على الموظفين حسب اختصاصاتهم داخل الشركة، كما أنها تقوم بالحفظ البريد، وعملية تسجيل الوارد وإرسال الصادر.
- ثانيا تبدأ أيضا بالاهتمام بالمكالمات الهاتفية خلال اليوم، تدوين الأرقام الهامة وهواتف العملاء، كتابة العناوين، ومن قاموا بالاتصال بالشركة، ففي أكبر الشركات الكبري تقوم السكرتارية بالرد على المكالمات الهاتفية بشكل لحظي، تتعرف على المتصل وما هدفه من الاتصال بالشركة، وإذا كان مدير الشركة متفرغ لتحويل المكالمة.
- كما أنها تقوم بإعداد كافة المراسلات، وتحريرها وإرسالها لمدير الشركة، لكي يقوم بالإطلاع والموافقة عليها، كما أنها تقوم بتصميم وتجهيز كافة الطالبات الإجازات أو الأذونات والمذكرات الداخلية، والتقارير بشكل يومي أو أسبوعي أو شهري الخاصة بالشركة.
- يقوم السكرتير على تنظيم كافة المواعيد والزيارات واتصالات العملاء الخاصة لمدير الشركة، وذلك من خلال تسجيل أسماء الأشخاص الذين يطلبون مقابلة المدير وتسجيل أرقام الهواتف، وبعد ذلك يقوم بعرض كافة الملفات على المدير حتي يساعدها في ترتيب الأوقات المناسبة لكل هذه الزيارات.
- يقوم السكرتيرة على ترتيب أوقات مدير الشركة من عدة جوانب، حيث المقابلات مع العملاء الاجتماعات الداخلية، كل ذلك بجاني تجهيز غرفة الاجتماعات، وإذا لم تكن هذه الاجتماعات بداخل الشركة تقوم بحجر قاعة في أحد الفنادق أو حجز مكان مناسب للعمل به، تساعد في توجيه دعوات لكافة المشاركين في حضور هذا الاجتماع، واستقبالهم أثناء عقد الاجتماع، فدائما ما يتواجد السكرتير في الجانب الأيمن من المدير، يعمل على تدوين كافة المعلومات التي تقال في الاجتماع وملاحظات المدير والبنود التي يتم الاتفاق عليها.
- يقوم بتنظيم السفريات الخاصة بمدير الشركة وتناقلاته سواء داخل البلد أو خارجها، يقوم أولا بجمع كافة المعلومات التي يحتاجها المدير بخصوص سفره، أيضا يساعده في حجز تذاكر الطيران وتجهيز الملفات التي يحتاج إليها خلال رحالاته، وليس هذا فقط بل يعمل على التواصل مع الجهة التي سوف يذهب إليها المدير ويخبرهم بمعاد وصله، وفي حالة إلغاء الرحلة يعتبر السكرتير هم المسؤول عن الاعتذار إلى الجهة المقابلة نيابة عن المدير.
- يقوم بتحضير كافة الأوراق والملفات الخاصة بالشركة وكافة تعاملات التي تقوم بها الشركة، وذلك من خلال اهتمامه بترتيب هذه الملفات والأوراق حسب أهميتها، داخل خزائن معدة مسابقا لهذا الغرض.
- يقوم السكرتير التنفيذي على تنظيم كافة المتطلبات التي تتواجد في الشركة الاهتمام بالموظفين العاملين بها، ومتابعة أعمال الصيانة وملاحظة أي عطل يطرأ علي الشركة في أجهزتها سواء في الحاسوبيات أو المكيفات، كما أنه يتابع باستمرار تجديد الأعمال مع الشركات المتعاونة.
رد مع اقتباس