اليوم حبيت احطلكم موضوع من دراستي لخصتلكم ياه بطريقتي من كتابي اتصالات ادارية مشان يفيدكن و خاصة الموظفات ، موضوعي اسمو (حل المشكلات)
هذا موضوع مهم كتير و بفيدنا بحياتنا العملية و بدون طول سيرة نبدأ بالشرح
بسم الله الرحمـــن الرحيم
بسم الله الرحمـــن الرحيم
ما هي المشكلة؟
• انحراف سلبي عن المعايير أو الأهداف الموضوعة
• فجوة بين ما تحقق فعلا وما هو متوقع
• حاجة غير مشبعة
كيف تدرك المشكلة؟
• بالمقارنة مع الأداء والنتائج في الماضي
• بالمقارنة مع مجموعات متشابهة
• من خلال النقد الخارجي والداخلي
• مقارنة النتائج مع المعايير والأهداف
كيف يتعامل الناس مع المشاكل؟
• النفي أو التجاهل
ü تتراكم
• التضخيم والتهويل
ü اليأس
• الاعتدال والتوسط
ü الحل
خطوات حل المشكلة
1. تحديد المشكلة
2. البحث عن اسباب المشكلة
3. صياغة و عرض المشكلة
4. وضع و تقييم البدائل لحل المشكلة
5. اخيار الحل المناسب
6. تطبيق الحل و متابعته
تحديد المشكلة
ويتم في هذه المرحلة ما يلي:
• تحديد ماهية المشكلة
• مدى أهمية المشكلة
• ترتيب المشكلات حسب أهميتها من أجل تحديد أولويتها في الحل.
البحث عن أسباب المشكلة
Ø في هذه المرحلة يتم الإستقصاء عن الأسباب الحقيقية للمشكلة من خلال:
- تحديد نوع المعلومات اللازمة ذات الصلة بالمشكلة.
- تحديد مصادر جمع المعلومات.
- تحليل المعلومات للبحث عن أسباب المشكلة.
Ø من الأساليب التي يمكن إستخدامها :
- أسلوب تحليل السبب والنتيجة.
- مخطط عظم السمكة”
- مخطط لماذا – لماذا ....why ? …. Why ?
مخطط عظم السمكة
v تم تطوير هذا الأسلوب من قبل البروفيسور الياباني كاورا إيشكاوا Kaoru Ishikawa من جامعة طوكيو وذلك من أجل تحديد كافة الأسباب المحتملة للمشكلة.
v سمي هذا الأسلوب بأسلوب عظم السمك، وذلك بسبب تشابه المخطط الذي نحصل عليه عند الإنتهاء من التمرين بالهيكل العظمي للسمكه- حيث الرأس والعمود الفقري ومجموعة الأضلاع التي تتفرع منه.
• إن مخطط عظم السمكة يتم بناءه من خلال نقاش في عدة اجتماعات متتالية، بحيث تعطى الفرصة لكل فرد من خلال تقديم أراءه ومقترحاته بخصوص المشكلة.
• بعد الانتهاء من رسم المخطط، يبدأ أعضاءالفريق في المناقشة العميقة لكافة الأسباب المحتملة الرئيسة والفرعية.
• وبعد ذلك، تبدأ عملية ترتيب الأسباب حسب أهميتها، وذلك من أجل وضع الحلول المناسبة لكل مشكلة حسب أهميتها.
مزايا إستخدام مخطط عظم السمك
• التحليل العميق لكافة جوانب المشكلة، وتجنب القفز إلى أية إستنتاجات خاطئة.
• إعتماد أسلوب منظم ومنطقي في التعامل مع المشاكل وحلولها.
• يساعد في ترتيب المشاكل حسب أهميتها.
• رفع الروح المعنوية للمشاركين
• يساعد في تقديم حلول إبداعية بسبب المنافسة بين أعضاء الفريق.
• التركيز على أجزاء المشكلة، مع إستمرار الرؤيا الواضحة للمشكلة من كافة جوانبها.
مخطط لماذا- لماذا
• يهدف هذا الأسلوب إلى التعرف على جذور المشكلة بطريقة منظمة. إذ يحاول أعضاء الفريق تدقيق وتحليل كل سبب من أسباب المشكلة. مثال: المشكلة: " إنخفاض حجم المبيعات بنسبة 50 % خلال العام الماضي".
• سؤال: لماذا الإنخفاض؟
• جواب: ضعف الحملة التسويقية مقارنةبالشركات المنافسة الأخرى..
• سؤال: لماذا كانت الحملة التسويقية ضعيفة؟
• جواب: عدم توفر موازنة كافية.
• سؤال: لماذا لم تخصص موازنة كافية؟
• جواب: قرار مجلس إدارة وهكذا .......
صياغة وعرض المشكلة
• بعد إتفاق أعضاء الفريق على المشكلة، يجب عرضها بطريقة موجز وواضحة بحيث يمكن التعامل معها بسهولة. مثال:
• "تعاني الشركة من ظاهرة إرتفاع معدلات ترك العمل. لقد أوضحت نتائج عملية التحليل أن المشكلة تكمن فيعدم وجود تصميم مناسب للعمل. لقد تم الطلب من أعضاء الفريق وضع بدائل مناسبة يمكنها أن تساهم في تخفيض معدلات دوران العمل من 40% الى 5%.."
وضع بدائل محتملة لحل المشكلة
• في هذه المرحلة، يتم تشجيع أعضاء الفريق على إقتراح مجموعة مناسبة من الحلول
• ومن أكثر الأساليب المستخدمة لتوليد أفكار جديدة أسلوب العصف الدماغي.
العصف الدماغي
Ø أسلوب يهدف إلى تشجيع العاملين على توليد أفكار إبداعية للتعامل مع المشكلات مع مراعاة التركيز على جذور المشكلة.
Ø إن تطبيق هذا الأسلوب، يتطلب مراعاة ما يلي:
• تشجيع أعضاء الفريق لتقديم أكبر كمية من الاقتراحات والأفكار.
• تشجيع أعضاء الفريق على تقديم أفكارهم ومقترحاتهم بحرية وبدون خوف.
• تشجيع النقاش وتبادل الآراء بين أعضاء الفريق لتوحيد أفكارهم واقتراحاتهم وتطويرها.
• تدوين الأفكار والمقترحات بعد إعادة صياغتها من قبل السكرتيريا.
• إعادة قراءة الأفكار وتطويرها في وقت لاحق.
اختيار الحل المناسب
• تبدأ هذه المرحلة بعد أن يقدم أعضاء الفريق أفكارهم ومقترحاتهم من البدائل لحل المشكلة.
• يتم اختيار الحل المناسب من خلال مقارنة كل بديل مقترح مع مجموعة من المعايير تم تطويرها من قبل أعضاء الفريق.
• كما يستطيع أعضاء الفريق إختيار الحل المناسب من خلال التقييم الموضوعي لكل بديل وكما يلي:
• هل يساعد البديل المقترح في حل المشكلة؟
• هل يمكن تطبيق البديل المقترح من قبل مجموعة العمل؟
• ما هي النتائج السلبية والمؤثرة للبديل المقترح المقترح؟
تطبيق الحل
Ø في هذه المرحلة يتم وضع خطة عمل Action Plan من أجل وضع الحل الذي تم اختياره موضع التنفيذ.
Ø وتتضمن هذه المرحلة عدة خطوات وكما يلي:
• تحديد مجموعة المهام أو النشاطات الواجب إنجازها.
• تحديد الموارد اللازمة المطلوبة لتنفيذ الخطة.
• تحديد مسؤوليات كل فرد في المجموعة.
• وضع خطط بديلة لمواجهة الحالات غير المتوقعة.
متابعة تنفيذ الحل
في هذه المرحلة يتم التأكد أن عملية تنفيذ الحل تتم وفقا لما خطط لها، وما إذا كانت بحاجة إلى أي تعديل. وتتم المتابعة من خلال:
v المتابعة المرحلية
v المتابعة في نهاية التنفيذ
حقائق هامة في حل المشكلات الإدارية
• يصعب الوصول الى حلول مثالية في بيئة غير مثالية
• يجب أن يعلم رئيسك بالمشكلة من خلالك
• تأكد انك لست جزا من المشكلة أو سببا رئيسا لها
• لا تحاول البناء على استنتاجات
• لا تقفز مباشرة الى الحلول
• ابحث عن الحقائق وليس المشاعر والأحاسيس
• انظر الى المشكلة على انها فرصة
انشاء الله الافادة للجميع و ما كون زهئتكم بكترت الكتابة بس هذا اكتر شي قدرت لخصوا من هذه الوحدة و يعطيكم العافيه جميعا
F:F:F:F:F:F:F:F:F:F:F:F:F:F:F:
ماتنسوني من الدعاء و التقيم واذا حبيتوا تخدوا بس اذكروا المصدر
منتديات عروس