مهام السكرتارية التنفيذية، يتم تعريف السكرتيرة التنفيذية على أنها الشخص المسؤول الإداري أو المساعد الشخصي، فهو عبارة عن شخص يتم تعيينه حتي يتسلم مهام دعم وتنظيم العمل الإداري للشركة، وذلك من خلال استخدام المهارات الخاصة به في إدارة المشاريع أو الاتصالات أو المهارات التنظيمية، فهي مهما مختلفة يقوم بها ولكتها تندرج تحت بند عمل السكرتارية، وتختلف مهام السكرتارية التنفيذية من شركة إلي أخرى، حيث يقع التسلسل الخاص بالمناصب الإدارية وتأتي السكرتارية من اهم المناصب الأساسية داخل الشركة، فهناك العديد من الواجبات والمهام الأساسية التي لابد على السكرتارية تنفذها بجانب مهام أخرى بكل شركة، فكل ما يخص الدفاتر والمكالمات والترتيبات الرسمية والنفقات هو يدخل ضمن عمل السكرتارية، عروس يقدم لك كل ما تحتاج معرفته عن مهام السكرتارية التنفيذية.



مهام السكرتارية التنفيذية



تعتبر السكرتارية التنفيذية هي شيء أساسي وهام في السلطات التنفيذية داخل الشركات والمؤسسات الكبيرة، حيث أنها تقوم بالعديد من المهام المختلفة والتي منها :



معالجة البريد

  • يقوم باستلام البريد بشكل يومي.
  • يعرض هذا البريد على المدير حسب ترتيب أهميته.
  • يقوم بالتوجيه بالبريد حسب التخصصات داخل الشركة، وتوزيعه على الأقسام.
  • تعمل على القيام بتصوير هذا البريد والاحتفاظ به على حسب أهميته.
  • القيام بعمل حفظ للبريد الذي يتم توجيه لقسم الأرشيف.
  • يتم تسجيل جميع البريد الصادر وحفظه لحين الرجوع إليه فيما بعد..
  • تساعد أيضا في الرد على البريد الوارد.

معالجة الاتصالات الهاتفية

  • يتم إعداد دليل كامل مختص بالهواتف والعنوانين مع كافة المعاملات التي تتعامل معاها الشركة.
  • تعمل على استقبال المكالمات الهاتفية القادمة للشركة.
  • يتم معرفة هوية المتصل، وما هو الهدف من اتصاله.
  • تقوم بتحويل الاتصالات التي تأتي للشركة إلى الأقسام المختصة.
  • إجراء الاتصالات وتحويلها إلى المدير.
  • تدوين كافة المكالمات الهاتفية سواء الداخلية أو الخارجية في جدول المواعيد، وعرضها على المدير.

إعداد المراسلات

  • يتم تحرير المواد المكتوبة.
  • طباعة أي مادة تم تحرريها.
  • العمل على إجراء تصدير للمراسلات الصادرة.
  • القيان بتصوير جميع الأوراق التي تتطلب منها والمستندات.
  • العمل على تصميم كامل وشامل لكل النماذج التي تطب منها من أجل العمل.

تنظيم الاجتماعات

  • حجز القاعات في الفنادق والأماكن العامة من أجل إجراء وانعقاد الاجتماعات.
  • العمل على توجيه الدعوات لكافة المشاركين في الاجتماع.
  • الإشراف الكامل على تجهيز قاعة الاجتماع.
  • يتم استقبال كافة المشاركين في الاجتماع.
  • حضور الاجتماع وتدوين جميع الملاحظات في الاجتماع.
  • توزيع أوراق الهامة على المشركين في الاجتماع.

تنظيم مواعد المدير العام

  • تسجيل كافة البيانات الخاصة بالزوار.
  • يتم عرض الأجندة بشكل يومي على المدير.
  • تجهيز البيانات للمدير.

ترتيب السفريات

  • تحضير جميع البيانات التي يحتاج إليها المدير ومرتبطة بسفره.
  • القيام بعمل جميع الحجوزات اللازمة ومتابعتها بشكل يومي.
  • القيام بإعداد ملف خاص بالسفر.
  • التأكيد على الجهة المضيفة للمدير عن موعد وصول.
  • إلغاء الزيارة إذا طلب منك المدير ذلك.

تنظيم محفوظات الإدارة

  • يتم تجهيز المكان المناسب في المكتب الخاص بها من أجل الاحتفاظ بالبيانات والرجوع إليها عند الحاجة.
  • يتم عمل تصنيف المحفوظات، وترميزها وفهرستها وإتلاف المحفوظات الغير مستخدمة.
  • إمكانية الوصول إلى الملفات عند طلبها.

متابعة أعمال الإدارة

  • يتم تحديد كافة الموضوعات التي تحتاج إلى متابعة بشكل مستمر.
  • العمل على الاطلاع على الملفات التي تحتاج إلى المتابعة بشكل يومي.
  • القيامي على اتخاذ كافة الإجراءات التي تحتاج إليها لمتابعة الموضوعات.
  • العمل على حفظ الموضوعات بعد الانتهاء منها في ملفات الخاصة.

استخدام تطبيقات الحاسب الآلي

  • القيام بالمعالجات الخاصة بالنصوص، والعمل على جمع البيانات الخاصة برنامج Word.
  • تصميم وعرض شيتات عن طريق من خلال استعمال برنامج power point.
  • إنشاء الجداول باستعمال برنامج Excel.
  • تنظيم المواعيد باستعمال برنامج Out Look.
  • إنشاء قواعد بيانات الإدارة باستعمال برنامج Access.

تصميم الهيكل التنظيمي للإدارة.

  • مُتابعة كل جديد من برامج الحاسب الآلي.
  • إنشاء الأعمال المرتبطة بشؤون العاملين في الإدارة
  • إعداد الخطابات المرتبطة بطلبات مُوظفي الإدارة.

تنسيق إجازات العاملين.

  • رفع التقارير المتعلقة بحضور، وانصراف العاملين للإدارة المختصة.
  • تنسيق إجراءات الأعمال الإضافية للعاملين.